O que é a Guia de Remessa?
A Guia de Remessa é um documento que tem como objetivo formalizar o envio de mercadorias, especificando os bens e o destinatário. Este documento é utilizado principalmente para indicar a entrega ou envio de bens, sendo relevante em situações em que a transferência de propriedade dos mesmos ocorre, ou quando os bens são movimentados entre diferentes locais, mesmo que não sejam imediatamente transportados.
A Guia de Remessa é frequentemente emitida:
- Quando são enviadas mercadorias ao cliente antes da emissão da factura;
- Em situações de devolução de bens ao fornecedor;
- No âmbito de consignação, em que as mercadorias são enviadas, mas a propriedade permanece com o remetente até que sejam efectivamente vendidas;
- Para transferências de bens entre diferentes armazéns da mesma empresa.
Este documento é essencial para garantir que há um registo formal da movimentação dos bens, independentemente de haver um transporte imediato envolvido.
O que é a Guia de Transporte?
A Guia de Transporte é um documento exigido por lei que deve acompanhar as mercadorias durante o seu transporte. Este documento destina-se a garantir que os bens transportados estão devidamente documentados e legalmente autorizados a circular em território nacional. De acordo com o Regime de Bens em Circulação, a emissão deste documento é obrigatória sempre que há movimentação física de bens fora do local de produção ou venda, como durante o transporte entre armazéns, para entrega ao cliente ou para participação em feiras e exposições.
Quando se deve emitir a Guia de Transporte?
A Guia de Transporte deve ser emitida em todas as situações que envolvam o transporte de mercadorias, como:
- O envio de mercadorias entre diferentes locais de venda ou armazéns;
- A entrega de produtos aos clientes;
- A movimentação de bens para eventos, feiras ou exposições comerciais.
Além disso, existem algumas excepções previstas na lei, em que não é necessário emitir uma Guia de Transporte, como:
- Bens de uso pessoal ou doméstico;
- Bens vendidos por retalhistas directamente ao consumidor final;
- Bens agrícolas transportados pelo próprio produtor;
- Bens em transacções intracomunitárias ou com países terceiros, sujeitas a regimes aduaneiros;
- Bens transportados devido a mudanças de instalações do sujeito passivo, desde que esta mudança seja previamente comunicada à Autoridade Tributária com uma antecedência mínima de oito dias úteis.
Elementos obrigatórios em ambas as guias
Embora a Guia de Remessa e a Guia de Transporte tenham finalidades diferentes, a sua estrutura e os elementos obrigatórios são bastante semelhantes. De acordo com o Regime de Bens em Circulação, estes documentos devem incluir:
- Nome, firma ou denominação social do remetente;
- Domicílio ou sede do remetente;
- Número de Identificação Fiscal (NIF) do remetente;
- Nome, firma ou denominação social do destinatário;
- Domicílio ou sede do destinatário;
- Número de Identificação Fiscal (NIF) do destinatário, quando aplicável;
- Descrição detalhada dos bens, incluindo as quantidades;
- Locais de carga e descarga;
- Data e hora de início do transporte.
Estes elementos asseguram que os bens são devidamente rastreados desde a sua origem até ao destino final, garantindo conformidade legal durante todo o processo.
Validade dos documentos de transporte
A Guia de Transporte é válida desde o momento da sua emissão até à entrega dos bens ao destinatário final. Durante o transporte, este documento deve ser sempre acompanhado de um código atribuído pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), necessário para apresentação em caso de fiscalização. Importa referir que a emissão da Guia de Transporte deve ser comunicada à AT antes de os bens iniciarem a sua circulação.
Principais diferenças entre Guia de Remessa e Guia de Transporte
A principal diferença entre a Guia de Remessa e a Guia de Transporte reside na sua função:
- Guia de Remessa: Destina-se a formalizar o envio ou entrega de mercadorias, podendo ser emitida independentemente de ocorrer ou não um transporte imediato. É mais utilizada em contextos de vendas, devoluções ou consignação.
- Guia de Transporte: Acompanha obrigatoriamente os bens durante o seu transporte, sendo um documento legalmente obrigatório quando há movimentação física de mercadorias em território nacional. Este documento é fundamental para assegurar a conformidade com as leis fiscais e garantir a rastreabilidade das mercadorias em circulação.
Apesar das semelhanças, a Guia de Remessa e a Guia de Transporte servem propósitos distintos no mundo empresarial. Ambas são essenciais para assegurar a legalidade e a rastreabilidade dos bens em circulação, sendo parte integrante do cumprimento das obrigações fiscais das empresas em Portugal.
