Com a digitalização dos processos fiscais em Portugal, 2025 marca mais uma etapa de mudança para empresas de transporte e logística. Para muitas transportadoras, isto levanta uma pergunta essencial: estamos preparados para cumprir todas as regras da Autoridade Tributária?
Neste artigo, explicamos o que realmente muda e o que já está em vigor relativamente à faturação eletrónica, ao uso de software certificado e à assinatura digital de faturas PDF.
O que já é obrigatório em 2025?
1. Emissão de faturas com QR Code e ATCUD
Desde:
- 1 de janeiro de 2022: todas as faturas devem incluir o Código QR;
- 1 de janeiro de 2023: passou a ser obrigatório o ATCUD (Código Único de Documento), gerado pelo software certificado.
Transportadoras que emitem faturas em papel ou por via eletrónica estão abrangidas por esta obrigação.
2. Utilização de software de faturação certificado pela AT
Se és uma empresa com sede ou estabelecimento estável em Portugal e tens atividade económica, és obrigado a:
- Utilizar software de faturação certificado pela Autoridade Tributária, seja para emissão de faturas, guias de transporte, recibos, etc.;
- Garantir que o software emite documentos com QR Code, ATCUD e numeração sequencial validada.
Faturas em PDF: o que muda (mas só em 2026)
Durante muito tempo, enviar uma fatura em PDF por email era suficiente. No entanto, a Autoridade Tributária exige que, para efeitos fiscais, esses documentos tenham validade jurídica garantida.
Nova data oficial: 1 de janeiro de 2026
A partir de 2026, os PDF enviados por via eletrónica só serão considerados válidos se forem:
- Assinados com assinatura digital qualificada (em nome da empresa ou responsável legal);
- Emitidos por software certificado e com todos os requisitos legais (ATCUD, QR, etc.).
Até 31 de dezembro de 2025, as empresas podem continuar a enviar faturas em PDF sem assinatura digital, com base na tolerância concedida pela AT.
E se prestarem serviços ao Estado?
Se a sua transportadora trabalha com entidades públicas (como câmaras municipais, hospitais ou escolas), está abrangido pela obrigatoriedade da fatura eletrónica nos contratos públicos.
Desde 2021, esta obrigação tem vindo a ser aplicada de forma faseada. Atualmente, todas as empresas, independentemente da dimensão, devem emitir faturas em formato estruturado CIUS-PT (XML certificado), através de plataformas como a eSPap ou equivalentes.
O que isto significa para as transportadoras?
Já deve estar a cumprir:
- Emissão de faturas com QR Code e ATCUD;
- Uso de software certificado pela AT;
- Comunicação de documentos via SAF-T ou webservice.
O que precisa preparar para 2026:
- Adquirir um certificado de assinatura digital qualificada;
- Garantir que os PDFs enviados por e-mail incluem essa assinatura;
- Verificar se o seu software já permite adicionar essa funcionalidade.
2025 é ano de transição, 2026 é ponto de não retorno
É um bom momento para:
- Rever os processos internos;
- Testar a integração de assinaturas digitais;
- Garantir conformidade com todos os requisitos legais.
Na CargonetOnline, acompanhamos estas alterações diariamente para garantir que os nossos parceiros do setor do transporte e logística não são apanhados desprevenidos. Fique a par de todas as novidades através das nossas redes sociais.
